جدولة اجتماع آخر قد يأتي بنتائج عكسية

ماريسا جروتس / أنسبلاش
المصدر: ماريسا جروتس / أنسبلاش

في عام 1996 ، أوضح الرئيس التنفيذي لشركة Motorola في مؤتمر أنه لم يعد هناك مكان في شركته لمهندس لا يمكنه العمل في فرق. بعد ما يقرب من 10 سنوات ، أعلن ستيف جوبز في برنامج “60 دقيقة” أن “الأشياء العظيمة في العمل لا يقوم بها شخص واحد ؛ قام بها فريق من الناس “.

اليوم ، تم ترسيخ إنجيل التعاون في معظم أماكن العمل. على الرغم من أن التعاون يمكن أن يكون له فوائد كبيرة للموظفين والمؤسسات ، يمكن أن يكون كذلك مرهقة ومشتتة للانتباه في حالة الإفراط في استخدامها أو استخدامها بشكل غير لائق.

تعد الاجتماعات من أكثر أدوات التعاون شيوعًا في مكان العمل. ومع ذلك ، فإن مقدار التعاون الذي يتم إجراؤه بالفعل في العديد من الاجتماعات أمر مشكوك فيه. في أقصى الحدود ، يشعر بعض العمال بالأسى لوجودهم “لقاء الجحيم” مع التعاون الحقيقي الذي يتم استبداله بلقاءات مستمرة. في الواقع ، أ دراسة حديثة أكد أن أكثر من ثلثي الموظفين يعتقدون أن الاجتماعات تتداخل مع قدرتهم على إنجاز عملهم.

في حين أن معظم الموظفين أفادوا بأنهم غارقون في الاجتماعات المستمرة والتعاون في العمل ، فإن القادة يقللون من عدد الموظفين الذين يشعرون بهذه الطريقة من خلال ما يقرب من 50 في المئة. للمساعدة في فهم هذه المشكلة بشكل أفضل وإعادة فرقهم إلى المسار الصحيح ، يمكن للمديرين تحديد وقت خالٍ من الاجتماعات ، والنظر في من يحتاج بالفعل إلى تضمينه في المحادثات ، ومحاربة إجهاد Zoom.

تحديد وقت خالٍ من الاجتماعات

بحث أظهر أن الشركات ذات الإيرادات الأقل تميل إلى الانقسام إلى مجموعتين: أولئك الذين لديهم أقل عدد من الاجتماعات وأولئك الذين لديهم عدد أكبر من الاجتماعات. بعبارة أخرى ، تحتاج الشركات إلى العثور على المكان المناسب حيث تتدفق المعلومات بين الموظفين ولكن عندما لا تكون الجداول الزمنية مكتظة.

مؤخرًا دليل يقترح أن التوازن المثالي هو تكديس الاجتماعات على يومين في الأسبوع ، مما يترك ثلاثة أيام خالية من الاجتماعات. في حين أن العديد من الشركات قد تجد هذا الأمر مثالياً شاقًا ويصعب تخيله ، فإن فكرة إنشاء أيام خالية من الاجتماعات لا تحتاج إلى القيام بها دفعة واحدة. مجرد إنشاء يوم خالٍ من الاجتماعات في الأسبوع له فوائد مذهلة: اختبار، فحص من 76 شركة يعمل بها أكثر من 1000 موظف ، أثبتت أن تقليل الاجتماعات بنسبة 20 بالمائة ، أو ما يعادل إنشاء يوم خالٍ من الاجتماعات في الأسبوع ، أدى إلى تحسين الإنتاجية بنسبة 35 بالمائة ، وزيادة التعاون بنسبة 15 بالمائة ، وتقليل التوتر بنسبة 26 بالمائة ، والتحسن في النهاية سعادة الموظف بنسبة 48٪.

ضع في اعتبارك من يحتاج فعليًا إلى أن يتم تضمينه في المحادثة

عند إرسال دعوات الاجتماع ، غالبًا ما يخطئ المضيفون في تضمين عدد أكبر من الأشخاص وليس عددًا أقل. على الرغم من أن النية غالبًا ما تكون شاملة لأي شخص لديه حصة محتملة ، المتلقين كثيرا ما يتردد لرفض دعوات الاجتماع حتى لو شعروا أن حضورهم لن يكون له تأثير. نتيجة لذلك ، غالبًا ما يحضر الاجتماعات عدد كبير جدًا من الأشخاص.

لمحاربة هذه المشكلة ، طبق جيف بيزوس “حكم فريق بيتزا اثنين“في أمازون ، حيث يجب أن يتمكن عدد الأشخاص الذين يعملون معًا من إطعام نوعين من البيتزا. دعمًا لهذه الفكرة ، ابحاث حدد أنه عندما يعمل الموظفون معًا ، غالبًا ما يكون هناك “جوهر إستراتيجي” داخل المجموعة يمثل مجموعة فرعية من الأشخاص الرئيسيين الذين لديهم تأثير كبير على أداء الفريق.

يمكن لأولئك الذين يستضيفون الاجتماعات الاستفادة من التفكير في من هو “الجوهر الاستراتيجي” لاجتماعهم ، أو بعبارة أخرى ، من يحتاج بالفعل إلى أن يتم تضمينه في المحادثة.

حارب زووم التعب

لعدة سنوات، ابحاث أظهر أن الموظفين الذين يحضرون المزيد من الاجتماعات يشعرون بمزيد من الإرهاق. ومع ذلك ، مع الاستخدام المتزايد للاجتماعات الافتراضية ، هناك طبقة أخرى من الإرهاق الذي يعاني منه الحضور: إجهاد التكبير. نظرًا لأن معظم الشركات ستستمر في عقد اجتماعات افتراضية إلى حد ما ، يمكن للمنظمات الاستفادة من تقليل الاستنفاد الذي يمكن أن يصاحب الاجتماعات الافتراضية.

دراسة حديثة واحدة وجدت أن هناك حلًا بسيطًا لتقليل إجهاد Zoom وبالتالي زيادة مشاركة الأشخاص في الاجتماعات الافتراضية: عدم الحاجة إلى تشغيل الكاميرا أثناء جميع الاجتماعات. بشكل عام ، لأن كثيرا ما يجدها الموظفون الاجتماعات الافتراضية المستمرة مرهقة أكثر من الاجتماعات ذات الأشكال الأخرى ، يمكن للمديرين الاستفادة من التفكير في التنسيقات الأخرى عند الاقتضاء ، مثل الهاتف أو البريد الإلكتروني.

في الختام ، من الراسخ بعمق في العديد من أماكن العمل الحديثة أن “العمل الجماعي يجعل الحلم يعمل”. ومع ذلك ، يمكن أن يتحول هذا الحلم بسرعة إلى كابوس عندما يتم استبدال التعاون الحقيقي بتدفق من الاجتماعات. من خلال اتخاذ خطوات لمعالجة عبء التعاون الزائد ، قد يفاجأ القادة كيف يمكن لتقليل الاجتماعات أن يشجع على التعاون الحقيقي.

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني.

AllEscortAllEscort